【2025年版】特定技能申請書類の完全ガイド｜はじめてでも差し戻しを防ぐ実務
「特定技能外国人の採用を検討しているものの、申請書類が多すぎて何から手をつければ良いか分からない」「不備で差し戻しになったらどうしよう…」――人手不足の解消を前に、書類の壁に直面して足が止まっていませんか。
本記事では、必要書類の全リストから正確な書き方、そして最も恐れられる差し戻しを回避する具体策までを、初めての方にも分かるように整理しました。読み終える頃には、スムーズかつ確実に採用を進める道筋が明確になります。
STAYWORKERは、法務省・出入国在留管理庁の公開情報を基盤に、多数の企業様を支援してきた実務ノウハウをもとに、現場で使える情報をお届けします。
目次
- 特定技能申請の全体像：なぜ書類は「複雑」なのか？
- 【状況別】必要書類の完全チェックリスト
- 書類作成で失敗しない書き方と注意点
- 雇用契約書／支援計画書の重要ポイント
- 「最新版」確認の重要性と更新への備え
- よくある不備とSTAYWORKERの解決策
- 特定技能申請の流れと目安期間
- 特定技能申請書類に関するFAQ
- まとめ
1. 特定技能申請の全体像：なぜ書類は「複雑」なのか？
特定技能は、深刻な人手不足分野に即戦力人材を受け入れる制度です。同時に、外国人材の生活・就労を適切に保護するため、企業（受入れ機関）にも義務と説明責任が課されます。そのため、必要書類は単なる就労ビザより広範になります。
- 情報量の多さ：公式情報は充実している一方で、関連ページが多く把握が難しい。
- 様式・要領の更新：制度は「動的」。様式・提出物・運用が頻繁に更新されます。
- 専門用語：法務・労務・在留手続の用語理解が必要。
ただし、正しい手順と型（テンプレ）を揃えれば、初めてでも十分に完走できます。本記事のチェックリストをそのまま使ってください。
2. 【状況別】必要書類の完全チェックリスト
2-1. 海外から新規招へい（在留資格認定証明書・COE）
- 在留資格認定証明書交付申請書（所定様式）
- 技能評価試験の合格証明／日本語要件の証明（JFT-Basic/JLPT等）
- 健康診断個人票（申請日から3か月以内）
- 写真（縦4cm×横3cm・3か月以内）
- 特定技能雇用契約書の写し（雇用条件・報酬・業務範囲）
- 受入れ機関の概要書（省略要件に該当しない場合）
- 1号特定技能外国人支援計画書（委託時は委託契約書）
- 分野固有資料（例：外食・宿泊・製造等で指定の証明類）
※ 写し・原本の別、認証の要否、翻訳の有無は分野・国籍・管轄で差異があります。
2-2. 国内在留者の切替（在留資格変更許可）
- 在留資格変更許可申請書（更新様式と混同注意）
- パスポート・在留カード（原本提示）
- 特定技能雇用契約書の写し（日本人と同等以上の処遇か要確認）
- 技能評価試験・日本語要件の証明、健康診断個人票
- （必要に応じ）受入れ機関の概要書／支援計画書／分野固有資料
※ 現在の在留資格での活動内容と、特定技能での予定職務の整合を確認してください。
2-3. すべての申請で重要な共通書類
- 受入れ機関の概要書：事業内容・財務状況の説明。省略要件該当の可否を確認。
- 1号特定技能外国人支援計画書：生活オリエンテーション、相談体制、日本語学習等の具体化。
- 特定技能雇用契約書：業務範囲、賃金内訳、労働時間、休日、割増率、手取りの目安。
- 報酬に関する説明書：賃金テーブル・算定根拠との整合を担保。
（重要）省略できる書類：上場企業等で一定要件に合致すると、複数項目の提出省略が可能な場合があります。該当可否を必ず確認してください。
3. 書類作成で失敗しない「書き方」と注意点
- 様式は最新を使用：着手前に最新版を必ず再ダウンロード。
- 固有名詞・番号の統一：氏名（ローマ字/漢字/パスポート表記）、生年月日、住所、契約金額。
- 数字は突合：契約書、説明書、見積、支給控除明細の金額一致を確認。
- 日本語＋英語のセット：必要に応じ対訳を用意し、優先言語を明記。
- 別紙で具体化：シフト表、付随業務の範囲、変形労働、寮規程、想定手取り表。
4. 「雇用契約書」と「支援計画書」の重要ポイント
4-1. 雇用契約書
- 報酬の整合：契約書・説明書・求人票の金額が完全一致。
- 賃金内訳：基本給、手当（職務/通勤/住宅/夜勤/固定残業の有無・時間数）。
- 時間・休日：所定/変形、シフト、割増率、土日祝の扱い（宿泊・外食等）。
- 手取りの目安：総支給−控除（税・社保・寮費・光熱費）を算式または表で提示。
4-2. 1号特定技能外国人支援計画書
- 義務項目の網羅：事前ガイダンス、生活支援、相談対応、日本語学習、行政手続支援など。
- 実行可能性：担当者・頻度・方法（対面/オンライン）を具体化。
- 委託時：登録支援機関との役割分担・委託契約を添付。
5. 「最新版」確認の重要性と更新への備え
- 公式サイトの更新履歴を定期確認（様式・要領・提出物）。
- 社内で版管理（ver./日付/改定理由）を徹底。
- 古い様式の混入を防ぐため、共有フォルダは都度上書きし旧版を明確に隔離。
6. よくある不備とSTAYWORKERの解決策
- 金額不一致：契約書と説明書の金額がズレ → クロスチェック表で一括照合。
- シフト不明確：付随業務や変形労働の説明不足 → 別紙シフト例で業務割合を明記。
- 証明書の有効期限切れ：健康診断・写真・試験合格証 → 期限ダッシュボードで警告。
- 言語差分：和英の記載差 → 対訳テンプレと用語集で統一。
7. 特定技能申請の流れと目安期間
- 採用決定（候補者確定）
- 書類準備（最も時間がかかるフェーズ）
- 申請提出（管轄入管へ）
- 審査（追加資料の要請があれば対応）
- 許可（COE交付／在留資格変更許可）
- 査証申請・入国（海外招へい時）／就労開始
審査期間の目安：COEは1～3か月、在留資格変更は2週間～2か月程度（時期・内容で変動）。余裕ある計画を。
8. 特定技能申請書類に関するFAQ
Q1. 申請手数料はかかりますか？
A. 手続により収入印紙等の費用が必要となる場合があります。最新の公式案内でご確認ください。専門家に依頼する場合は別途報酬が発生します。
Q2. 書類準備はどれくらいかかりますか？
A. 初回は1～2か月を目安に。社内体制や証明書の取得状況により前後します。
Q3. 不許可だった場合は？
A. 不許可理由を精査し、不足の補正・体制整備を行ったうえで再申請が可能です。
Q4. 登録支援機関は必須ですか？
A. 1号は支援義務があります。自社で実施できない場合、登録支援機関へ委託が必要です。
9. まとめ
- 特定技能の申請は量×更新×専門性で複雑化するが、型（テンプレ）と最新版管理で乗り越えられる。
- 差し戻しの多くは金額・日付・様式の初歩ミス。クロスチェックと別紙で具体化を。
- STAYWORKERは雇用契約・支援計画・翻訳・提出前点検まで一気通貫で支援可能。
